Секретарь-делопроизводитель

Обязанности: Ведение внешнего и внутреннего электронного документооборота в полном объеме: регистрация входящей/исходящей документации, приказов, служебных записок, доверенностей и т.п. Отправка документации Отправка/получение корреспонденции на почте; Встреча гостей (чай, кофе); Ознакомление сотрудников с приказами; Систематизация и оформление писем, приказов в архив, составление описи дел. Взаимодействие с сотрудниками Общества и представителями подрядных организаций; Выполнение поручений руководителя. Контроль выполнения текущих ежедневных поручений руководителя; Обеспечение действенной системы контроля за своевременным исполнением подразделениями Учреждения изданных приказов и распоряжений, документов в соответствии с резолюцией руководителя, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора. Контроль за исполнением работниками Учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора. Своевременное информирование директора об исполнительской дисциплине, формирование сводных отчетов, отслеживание динамики и качества закрытия поручений; Взаимодействие с курьерскими, почтовыми службами; Заказ пропусков; Заказ авиа/жд билетов; бронирование гостиниц; Подготовка документов, служебных и информационно-аналитических материалов, необходимых для работы директора. Анализ и резюмирование входящей документации. Организация документооборота. Делопроизводство и организация ведения деловой корреспонденции (регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции), деловая переписка, рассылка необходимых материалов. Организация работы по обработке, поступающей (входящей) в Учреждение документации, корреспонденции, писем, материалов с использованием современных технических средств, доведение их до исполнителей согласно резолюции руководства, соблюдение сроков, форм и методов регистрации. Контроль за прохождением служебных документов и материалов в Учреждении. Ведение телефонных переговоров. Администрирование базы данных внешних контактов. Встреча, прием, регистрация и необходимое обслуживание визитеров, гостей. Выполнение иных поручений руководителя в рамках своей компетенции. Требования: Высшее профессиональное образование. Опыт работы с исполнительской дисциплиной. Грамотная устная и письменная русская речь обязательно. Системность в работе, пунктуальность и ответственность. Инициативность и способность находить решение в любой ситуации. Системное мышление, аналитический склад ума, стрессоустойчивость, активность, пунктуальность, внимательность. Хорошие организаторские способности, коммуникабельность, ответственность, исполнительность. Знание работы с документооборотом, опыт работы в электронном документообороте Правительства Москвы приветствуется. Знание ПК (Excel, Word, текстовые, табличные и графические редакторы) на уровне продвинутого пользователя. Умение структурировать информацию, составлять и оформлять деловые письма. Личные качества: внимательность, ответственность, исполнительность, умение работать в режиме многозадачности и с большим объемом информации, стрессоуйстойчивость. Условия: Уровень оплаты обсуждается на собеседовании Полностью "белая" заработная оплата Официальное оформление по ТК РФ (оплачиваемые отпуска и больничные) График работы 5/2 с 8:00 до 17:00, ненормированный рабочий день.